Cos’è e come funziona la fatturazione elettronica?

Dalla fine del 2018 avrai sicuramente sentito parlare spesso di fatturazione elettronica. Probabilmente, se non sei un addetto ai lavori o non hai una partita IVA, ancora non hai capito di cosa si stratta e come funziona. Fatti aiutare dallo Staff di Unicusano Cosenza e scopri di più.

Qualche anno fa l’Unione Europea ha iniziato ad incoraggiare gli stati membri perché creassero un sistema normativo, organizzativo e tecnologico utile a gestire in forma elettronica l’intero ciclo degli acquisti. In Italia, dal 2014 esiste l’obbligo di fatturazione telematica nei confronti della Pubblica Amministrazione. Ma è con la legge di bilancio dello scorso anno che quest’obbligo, in vigore dal 1 gennaio 2019, è stato esteso anche a tutte le aziende e liberi professionisti con partita IVA. Quindi, che tu sia un’azienda o un consumatore finale, d’ora in poi preparati a ricevere una fattura elettronica in seguito ad un acquisto.

Cos’è la fatturazione elettronica

Entriamo nel vivo del discorso così che tu possa capire meglio. La fatturazione elettronica è il processo che gestisce emissione, invio e conservazione digitale di una fattura. Finora infatti qualsiasi azienda o professionista ha sempre compilato a mano, al pc con semplici fogli di testo o più articolati fogli di calcolo o magari con software più o meno avanzati le proprie fatture. Questo non solo negli anni ha comportato una grande confusione a livello di formati – difficilmente vedrai mai una fattura uguale all’altra – ma anche errori, problematiche di trasmissione e conservazione del documento. Senza dimenticare che, chiunque fosse il cliente e in qualunque formato ricevesse la fattura, aveva l’obbligo di conservarne una copia per 10 anni. La fatturazione elettronica cambia radicalmente tutto ciò.

Le caratteristiche principali

La fatturazione elettronica è stata introdotta sia come strumento per combattere l’evasione fiscale, che per dematerializzare e creare un sistema integrato ed omogeneo. Per procedere in questa direzione, ogni fattura telematica deve:

1. necessariamente essere compilata con un software specifico, che produrrà un documento in formato .xml;
2. essere validata con una firma elettronica da chi la emette;
3. essere inviata al destinatario esclusivamente tramite il Sistema di Interscambio.

Infatti ogni fattura elettronica, perché venga consegnata al cliente finale – sia questo un’azienda o un privato – deve passare dal SdI, una sorta di “snodo” a cura dell’Agenzia delle Entrate. Questo sistema si occupa in primis di analizzare il formato, i dati inseriti e valutarne la correttezza e, solamente una volta superato questo “esame”, la fattura può considerarsi effettivamente emessa.

In questo modo l’Agenzia delle Entrate non solo garantisce la circolazione di documenti uniformi e conformi, ma può tenere traccia in tempo più o meno reale di tutte le principali operazioni di acquisto.

Come funziona il nuovo sistema di fatturazione

La fatturazione elettronica si articola in tre fasi.

1. Compilazione

   Per compilare una fattura elettronica devi avere un pc, un tablet o uno smartphone. L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un software, un’app e una procedura web gratuite tra cui scegliere. In alternativa, esistono numerose opzioni a pagamento, che offrono anche molti altri servizi. I dati da inserire sono gli stessi della fattura “vecchio stile”: nome e cognome/ragione sociale, indirizzo, partita IVA e/o Codice Fiscale, natura della prestazione e importo. Nella fattura elettronica è necessario inserire anche l’indirizzo telematico dove il cliente vuole venga consegnata la fattura, che può essere un codice univoco oppure un indirizzo PEC.

2. Emissione

   Qualsiasi sia la piattaforma scelta per la compilazione, produrrà in ogni caso un documento in formato .xml. Questo andrà caricato sul Sistema di Interscambio che, come detto, si occuperà del controllo dei dati e dell’effettiva emissione della fattura. Qualora la procedura non andasse a buon fine, entro 5 giorni il SdI emette una ricevuta di scambio. Altrimenti il destinatario riceverà dall’Agenzia delle Entrate il documento.

3. Ricezione

   Per ricevere una fattura elettronica sono previste tre modalità. La prima è con l’uso della PEC. In alternativa è possibile utilizzare software o piattaforme online dedicate: questa è la scelta più adatta per chi emette fatture per rapporti Business to Business. Infine è possibile anche accedere all’area dedicata sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Probabilmente, quest’ultima sarà la scelta più adatta ai clienti privati.

I professionisti che più di ogni altro in quest’ultimo periodo hanno dovuto studiare a fondo come funziona la fatturazione elettronica sono stati i commercialisti. Nella maggior parte dei casi hanno una partita IVA e quindi la questione li ha toccati direttamente, ma anche indirettamente. Dato che si occupano della contabilità di aziende e privati, per loro è stato necessario aggiornarsi il prima possibile. Se anche a te piacerebbe lavorare in questo campo, studiare alla facoltà di Economia dell’Università Niccolò Cusano di Cosenza ti permetterà di avere tutte le competenze necessarie per iniziare questo percorso lavorativo.

Le eccezioni del caso

L’introduzione della fatturazione elettronica ha sicuramente rappresentato una svolta nelle dinamiche degli acquisti B2B e B2C. Pensa al fatto che a questo punto sarà impossibile distruggere un documento, così come perdere tempo in ricerche e consultazioni tra un’infinità di fogli. Ma questo cambiamento epocale non è effettivo per tutti. Esistono infatti dei casi che sono esonerati dall’emissione di fatture telematiche. Se ad esempio hai scoperto da poco come trovare lavoro come wedding planner ed hai aperto la partita IVA per lavorare autonomamente, probabilmente hai optato per il regime forfettario. In casi come il tuo, e per tutti i professionisti che hanno il regime dei minimi o di vantaggio non è necessario emettere fatture telematiche.

Probabilmente però anche in questi casi nel giro di qualche anno dovrà esserci un adeguamento, per il momento è necessario predisporre esclusivamente un sistema per la ricezione di fatture digitali.